4.2 ORGANIZACIÓN

 4 4.2.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA

La palabra organización tiene tres acepciones; la primera, etimológicamente, proviene del griego -organon- que significa instrumento; otra se refiere se refiere a la organización como una entidad o grupo social; y otra más que se refiere a la organización como un proceso.

Esta etapa del proceso administrativo se basa en la obtención de eficiencia que solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte del grupo social. Después de establecer los objetivos a alcanzar, en la etapa de organización, es necesario determinar qué medidas utilizar para lograr lo que se desea, y de esto se encarga la etapa de organización.

ALGUNAS DEFINICIONES DE ORGANIZACIÓN:

• Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue. (Isaac Guzmán Valdivia)
• Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa. (Harold Koontz y Cyril O-Donnell )
• Proceso de estructurar o arreglar las partes de una empresa.(Mario Sverdlik )

LOS ELEMENTOS BÁSICOS DEL CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN:

ESTRUCTURA: La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos

SISTEMATIZACIÓN: Esto se refiere a que todas las actividades y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN:

1. Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos).
2. Es un medio que establece la mejor manera de alanzar los objetivos.
3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos.
4. Evita lentitud e ineficiencia.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
6. La estructura debe reflejar los objetivos y planes de la empresa, la autoridad y su ambiente.

4.2.2 PROCESO DE ORGANIZACION, TIPOS Y TECNICAS DE ORGANIZACION

PROCESO DE ORGANIZACIÓN

1. Establecer los objetivos de la empresa.
2. Formular objetivos, políticas y planes de apoyo.
3. Identificar y clasificar las actividades necesarias para lograrlos.
4. Agrupar esta actividad de  acuerdo con los recursos humanos y materiales disponibles, y la mejor forma de usarlos, según las circunstancias.
5. Delegar en el jefe cada grupo la autoridad necesaria para desempeñar las actividades.
6. Vincular los grupos en forma horizontal y vertical, mediante relaciones de autoridad y flujos de información.

TIPOS DE ORGANIZACIÓN

ORGANIZACIÓN FORMAL:

Es un sistema de tareas bien determinadas, cada una de estas tiene en si una determinada cantidad especifica de autoridad, responsabilidad y deber de rendir cuentas.

Esta organización facilita la determinación de objetivos y políticas, es una forma de organización fija y predecible, lo que permite a la empresa anticipar sus futuros logros.

ORGANIZACIÓN LINEAL:

Se originó con los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de la era medieval.

Es una organización muy simple y de conformación piramidal, donde cada jefe recibe y transmite todo lo que sucede en su área, cada vez que las líneas de comunicación son rígidamente establecida.

ORGANIZACIÓN LÍNEA - STAFF:

Se trata de la mezcla entre la organización lineal y funcional, para conseguir las ventajas de ambas y reducir sus inconvenientes, formando la organización jerárquica-consultiva. Los órganos de línea tienen autoridad lineal y escalar, mientras que los órganos staff se centran en asesorar a los diversos departamentos. La estructura lineal se basa en la autoridad única, respondiendo cada órgano ante una autoridad superior.

TECNICAS DE ORGANIZACIÓN:

Organigramas.

Por su objeto:

• Estructurales: Muestran solo la estructura administrativa.
• Funcionales: indican en el cuerpo de la gráfica además de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos.

• Especiales: Se destaca alguno.

Por su área:
 

• Generales: Presentan toda la organización; se llaman también cartas.

• Departamentales: Representan la organización de un departamento o sección.

Por su contenido:

• Esquemáticos: Contienen solo los órganos principales, se elaboran para el público, no contiene detalles. 

• Analíticos: Son más detallados. 

Manuales

• De políticas departamentales.
• De bienvenida.
• De organización.
• De procedimientos.
• De contenido múltiple.
• De técnicas.

Diagramas de procedimiento o de flujo

 

• Grafica de flujo de operaciones.
• Grafica esquemática de flujo.
• Grafica de ubicación de equipo.
• Grafica de distribución de formas.