5.2 CONTROL

5 CONTROL

Es una función administrativa que evalúa el desempeño aplicado si es necesario medidas correctivas, de manera que el desempeño tenga lugar de acuerdo con los planes. Es ejercido en cada espacio que fue planeado y al compararse con los resultados obtenidos, permite evaluar los resultados y así de esta manera, encontrar las posibilidades soluciones a los ajustes de las metas en el plan.

El control es esencial para llevar un buen desempeño del objetivo a las metas que se persiguen. Este nunca debe considerarse como negativo en carácter, ya que a través dicha función se logra lo planeado; el control nunca debe ser un obstáculo o impedimento, es una necesidad administrativa.

5.2.1 CONCEPTO, IMPORTANCIA Y PRINCIPIOS

CONTROL: Consiste en verificar que el proyecto este avanzado hacia el objetivo moviéndose dentro de los límites marcados, utilizando para ello mediciones numéricas.

IMPORTANCIA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

Toda organización es perfectible es decir siempre puede mejorar determinadas áreas para lograr los objetivos fijados por la administración. Si se acepta que todo es perfectible y que toda organización debe estar dispuesta a encontrar sus fallas y corregirlas, resulta obvia la importancia que tiene un correo control administrativo.

Ese control sólo es posible si se cuenta con un sistema de información que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y los aciertos, lo cual traerá como consecuencia el incremento del valor de la empresa. Errónea la idea, muy arraigada en algunas organizaciones, de que un sistema de control administrativo solo es útil para diagnosticar fallas, también muestra los ciertos de lo administrativo, con el fin de que se capitalicen en planes futuros. Resulta vital conocer las fallas y los ciertos para lograr una superación constante.

Se alcanzará esta superación en la medida en que se posea un sistema de información que permita ejercer un buen control administrativo.

PRINCIPIOS

Principio del objetivo: El control debe proporcionar las debidas correcciones para que no haya desvíos en relación con los objetivos.
 
Principio de la definición de los estándares: El control debe basarse en estándares bien definidos. El control debe concentrarse en las situaciones excepcionales, esto es sobre los desvíos más importantes y no sobre las situaciones normales.
 
Principio de la acción: El control solamente se justifica cuando proporciona acción correctiva sobre los desvíos o fallas señaladas.

5.2.2 PROCESO DE CONTROL

Establecimiento de estándares:

Los planes son los puntos de referencia con respecto a los cuales los administradores establecen los controles, el primer paso lógico en el proceso de control seria elaborar planes.

Los estándares son criterios de desempeño, se trata de puntos seleccionados en todo un programa de planeación en lo que se realizan mediciones del desempeño para que los administradores puedan conocer cómo van las cosas, de tal forma que no necesiten supervisar cada paso de ejecución de los planes.

Medición del desempeño:

Aunque este tipo de medición no siempre resulta práctico, la medición del desempeño con los estándares debería hacerse, idealmente, en forma anticipada, con el fin de que las desviaciones se detecten antes de que ocurran y se eviten mediante las acciones apropiadas.

Si los estándares se establecen en forma apropiada y se encuentran con los medios para determinar con exactitud que hacen los subordinados.

    Corrección de las desviaciones:

Los estándares deben reflejar los diversos puestos en la estructura organizacional. Si el desempeño se mide de acuerdo con ello, fácil corregir las desviaciones.

Los administradores saben exactamente donde se tiene que aplicar las medidas correctivas en la asignación de las tareas individuales o de grupos.

La corrección de las desviaciones es el punto en el que el control se puede ver como una parte del sistema completo de administración y se puede relacionar con las demás funciones administrativas.

5.2.3 TECNICAS CUANTITATIVAS Y CUALITATIVAS

Camino crítico: 

Este método, es un proceso administrativo de planeación, programación, ejecución y control de todas y cada una de las actividades componentes de un proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo crítico y al costo óptimo.

Redes PERT:

Es un sistema de análisis de la red de tiempo y eventos en la que se identifican las diversas etapas de un programa o proyecto, adjudicándosele un tiempo a cada una de ellas. Estos acontecimientos o etapas se colocan en una red que muestra las relaciones de cada uno de ellos con los demás.

Modelos matemáticos:

Un modelo en general es la interpretación de la realidad, que se plasma en símbolos, esquemas, gráficas, maquetas, expresiones o todo aquello que pretenda representar rasgo, o características del objeto, fenómeno o proceso de la realidad.

Método Investigaciones de operaciones:

El enfoque de sistemas a un problema, es característico en la IO, consiste en examinar toda el área que es responsabilidad del administrador y no una en particular; esto permite que el grupo de IO observe los efectos de acciones fuera del área de localización del problema, lo que puede permitir resolver el problema verdadero y no sólo sus síntomas. Además, debe incluirse una base cuantitativa o modelo para la toma de decisión en la solución del problema, pero en algunos casos, las respuestas dadas por la computadora conducirán a la necesidad de ciertas modificaciones que reflejen la futura condición del negocio o bien será una guía a seguir por el administrador sin necesidad de hacer cambios.